iDorian
Gmail, bien plus qu’un simple webmail

Gmail, bien plus qu’un simple webmail

S’il y a bien un domaine hautement concurrentiel dans lequel Google a su s’imposer, c’est celui du webmail. Et une nouvelle fois le géant du web apporte sa touche personnelle sur un service pourtant classique. Le point.

Les applications web proposées par Google sont variées, et chacune d’elles est riche en fonctionnalités : plans, itinéraires, images, vidéos, actualités, flux RSS, difficile de passer à côté. Difficile aussi de passer à côté de son webware, Gmail. Les capacités de ce webmail se sont d’ailleurs bien étendues depuis sa lancée en 2004 ; voyons ce qu’il a dans le ventre pour augmenter notre productivité.

Une autre vision de l’e-mail

Le 1er avril 2004, au lieu d’un poisson, Google, le fameux moteur de recherche, lançait son webmail en version bêta. « Gmail », pour Google Mail : simple, comme d’habitude chez le géant de Mountain view. A l’époque ça n’a pas fait grand bruit, la sortie a été plutôt discrète et les inscriptions étaient uniquement disponibles par invitation. Le concept : se concentrer sur le contenu plutôt que sur le format.

On ne parle plus vraiment d’e-mail mais plutôt de « conversations » ; chaque e-mail et les réponses qui s’en suivent sont en effet regroupés pour former ladite conversation, plus besoin d’aller farfouiller dans ses archives pour avoir son historique. Les publicités sont quant à elles ciblées selon le principe d’AdSense, en fonction du contenu de l’e-mail, pour devenir une aide plutôt qu’une gêne. Il y a également des news provenant de Google Actualités, dont on peut choisir les thématiques pour n’afficher que ce qui est susceptible de nous intéresser.

Puis en 2006 apparaissent Google Talk et Google Agenda directement depuis Gmail, pour achever cette convergence de contenu. Il est donc maintenant possible de lire ses messages, répondre directement par messagerie instantanée, puis programmer ses rendez-vous. Aujourd’hui, la plupart des passionnés du web ou ceux qui bossent dedans l’ont pour la plupart adopté. Mais rares sont ceux qui exploitent à fond la bête.

Un système de classement efficace

Rentrons un peu dans le vif du sujet et voyons en quoi Gmail peut nous rendre une fière chandelle niveau productivité. Sa plus grande force, c’est le tri.

La recherche

Tout d’abord un moteur de recherche performant. Au-delà de la pertinence d’une recherche simple, il y a accès à toute une panoplie d’outils pour affiner la fouille dans nos interminables archives ; un petit clic sur « Afficher les options de recherche » suffit. Une syntaxe permet aussi d’aller plus vite :

  • from:<adresse e-mail expéditrice>
  • to:<adresse e-mail destinataire>
  • subject:<mot dans le sujet>
  • label:<nom du libellé>
  • has:attachment : les messages avec pièce jointe
  • is:unread : message non lu
  • Et même un peu plus sur Gmail Help

Le tout complété par les opérateurs booléen : AND, OR, +, -. Vous aurez deviné, AND représente le ET logique, et OR le OU. Le « – » est quant à lui utilisé pour soustraire à la sélection (c’est l’équivalent du NOT pour les fans de logique booléenne).

Les libellés

Là où il est possible de vraiment augmenter la pertinence de son classement de ses archives, c’est avec les libellés. Un peu comme les classeurs que vous utilisez pour classer consciencieusement toutes vos factures et fiches de paie, mis à part qu’un e-mail peut avoir plusieurs libellés. D’ailleurs, la boîte de réception n’est finalement qu’un libellé, tout comme la corbeille, la différence étant que l’une est propulsée en page d’accueil quand l’autre voit ses messages s’effacer sous 30 jours.

L’intérêt de ce multi-tri, c’est d’arriver à un système de classement sémantique des conversations, et ainsi de pouvoir par la suite les rechercher plus facilement ; il suffira de spécifier les critères souhaités. Par exemple, mon graphiste m’envoie une maquette sur le projet Z. Ce mail aura trois libellés : « Pro », « Graphisme », « Z ». En multipliant ainsi les libellés, il sera possible extraire des e-mails de façon très précises.

label:graphisme AND (label:ProjetSecret OR label:ProjetConccurent) AND filename:maquette.png -subject:essai

Les filtres

L’étape la plus importante pour gagner en productivité : les filtres. Il s’agit de fixer les conditions pour que vos conversations reçoivent automatiquement vos libellés, les marquer comme lues, les déplacer, les supprimer. Il suffit d’utiliser les syntaxes vues plus haut et d’affecter ce masque à une action. C’est là le point le plus agréable, une fois vos filtres mis en place, tout se fait tout seul. Allez, faut bien un petit libellé pour NetZ :

@Netz OR @zerodette.com OR @zmk.fr

Messages suivis et boîte prioritaire

Voici le petit plus pour achever son classement optimal. Vous pouvez « suivre » une conversation en cliquant sur la petite étoile. Cela vous permettra de voir d’un coup d’œil vos messages importants. Pour aller plus loin, il faut activer un labs afin d’obtenir une gamme d’icônes pour classer ses messages suivis selon l’importance ou le contenu.

L’activation de la boîte prioritaire divise la boîte de réception en deux parties : les conversations non lues considérées comme importantes dans la partie supérieure et les autres dans la partie inférieure. Il suffit de rajouter le petit drapeau pour marquer une conversation comme importante. L’intérêt de cette fonctionnalité, c’est que certains des e-mails que vous recevrez seront automatiquement considérés comme prioritaires ; Gmail analyse toutes les conversations que vous avez classées comme importantes pour déterminer si vos prochains e-mails, en fonction du destinataire ou de leur contenu, seront prioritaires ou non.

De plus, les messages de la boîte de réception que vous marquez comme « Suivis » seront automatiquement propulsés dans la partie supérieure, pour un accès plus rapide.

Les labs

Autre grand avantage de Gmail : ce webware est sans cesse en évolution. Des fonctionnalités plus ou moins expérimentales peuvent être activées dans les Labs. Petit à petit, la liste s’est allongée, si bien que ces derniers jours un champ recherche a été ajouté dans les labs pour trouver la fonctionnalité souhaitée. Voici un florilège des meilleurs Labs :

  • Aperçu de la boîte de réception : afficher un aperçu statique simple de la boîte de réception pendant le chargement.
  • Aperçus Google Maps dans les messages : affiche les aperçus Google Maps de toutes les adresses contenues dans un e-mail.
  • Ce n’est pas le bon destinataire ? : Vous est-il déjà arrivé de remplir trop rapidement le champ de destinataire « À: » d’un message, en incluant malencontreusement votre patron (Bernard) au lieu de votre ami (Bernard) ? Lorsque vous envoyez un e-mail à plus de deux personnes à la fois, Gmail vérifie que le message est bien destiné à Bernard Grolier, et non à Bernard Bonneau, en fonction des groupes de personnes auxquels vous écrivez le plus souvent.
  • Chat à droite : Placer la fenêtre de chat à droite de la boîte de réception. C’est peut-être bête, mais c’est bien plus pratique !
  • Envoyer et archiver : Ajoute au formulaire de rédaction un bouton qui vous permet d’envoyer un message de réponse et d’archiver la conversation par e-mail en une seule étape.
  • Icônes de suivi personnalisées : (voir plus haut) Rajoute des icônes pour un tri plus sélectif.
  • Mouvements de la souris : Utilisez votre souris pour naviguer en mouvement. Maintenez le bouton droit de la souris enfoncé et déplacez la souris vers la gauche pour revenir à la conversation précédente, vers la droite pour passer à la conversation suivante et vers le haut pour revenir à la boîte de réception. Fonctionne de manière optimale sous Windows.
  • Ne pas oublier untel : Lorsque vous sélectionnez des destinataires, Gmail vous suggère d’autres personnes à inclure, en fonction des groupes de personnes auxquels vous envoyez le plus souvent des e-mails.
  • Et bien d’autres encore…

Et tout le reste

Les raccourcis

Les raccourcis clavier et mouvements de la souris si vous activez le labs sont très utiles pour parcourir ses e-mails plus rapidement. Une touche pour ouvrir une conversation, supprimer, suivant, précédant. Un peu difficile de retenir tous les raccourcis claviers, mais une fois assimilés, la consultation est sensiblement accélérée. Les mouvements de souris sont un peu plus intuitifs : un clic droit + un mouvement. Vers la gauche pour passer au message précédant, vers la droite pour le message suivant par exemple.

Et d’autres options encore

Sur Gmail, vous pouvez facilement importer d’autres adresses emails (POP ou IMAP), et afficher plusieurs boîtes. Vous avez aussi la possibilité d’accéder à vos e-mails hors connexion. Vous pouvez également ajouter des gadgets à votre espace de travail en fournissant une URL. Enfin, pour rompre avec la monotonie, Gmail se décline en de nombreux thèmes. L’application complète est totalement repeinte avec une nouvelle palette de couleurs. Encore une fois, cela pourrait sembler inutile, mais il est important se sentir bien dans son espace de travail.

Avec le succès de Gmail, la plupart des plateformes ont des applications dédiées à la messagerie de Google. Android, Chrome, Firefox, etc. ont tous leur panoplie de pop-up de notification, de raccourcis vers un libellé, et tout ce genre de choses. Il y a également des extensions pour intégrer certaines fonctionnalités supplémentaires, par exemple Rapportive, qui remplace la publicité par des informations supplémentaires sur votre contact (gravatar et twitter notamment). Rendez-vous dans les commentaires si vous utilisez d’autres astuces sur Gmail.

L'auteur : iDorian

Ce monde, tel qu’il est fait, n’est pas supportable. J’ai donc besoin de la lune, ou du bonheur, ou de l’immortalité, de quelque chose qui soit dément peut-être, mais qui ne soit pas de ce monde.

  • Merci pour cette petite revue de gmail où c’est toujours bon de se rappeler des fonctionnalités qu’on a pas encore exploité. Mon seul regret avec gmail c’est que lorsqu’on lit un mail et qu’on le supprime on revient à la boîte de réception au lieu de passer au mail suivant.
    Beaucoup de temps perdu pour une fonctionnalité qui serait tellement simple à ajouter.
    (PS: Ca serait bien d’ajouter le plugin suscribe to comments sur ce blog)

  • Merci pour cette article, je ne soupçonnais pas toutes les possibilités de Gmail qui permettent de gagner du temps. Je vais adopter le système des filtres.

  • @Philippe : Bonne nouvelle pour toi, il y a un labs prévu pour cela !

    « Avance auto : Afficher automatiquement la conversation suivante à la place de votre boîte de réception lorsque vous avez supprimé, archivé ou ignoré une conversation. C’est la conversation suivante ou précédente qui apparaît, selon ce que vous définissez dans l’onglet Général de la page Paramètres. »

    @BisonTouffu : Les filtres, on les essaye, puis on devient accro ;)